زمان مورد نیاز برای مطالعه: 12 دقیقه
  • Information Systems
  • سیستم‌های اطلاعاتی
  • هرم تصمیم‌گیری
منتشر شده: 13 تیر 1400

 

اگرچه در دنیای امروز کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ از سیستم‌های اطلاعاتی پیشرفته استفاده می‌کنند؛ اما باید گفت که سیستم‌های اطلاعاتی پدیده‌ای نو نیستند. صاحبان کسب‌وکارهای سنتی مانند میوه‌فروشی یا بقالی محله‌های قدیمی هم برای فروش محصولاتشان از سیستم‌های اطلاعاتی استفاده می‌کردند. اگر این گفته را قبول ندارید، ابتدا به چند سوال زیر پاسخ دهید تا در ادامه مجدد صحبت کنیم.

میوه‌فروش محله هنگامی که برای خرید به میدان‌بار می‌رود از کجا می‌داند که از هر نوع میوه یا تره‌بار باید چه مقدار خرید کند؟ از روی چه الگویی مثلاً یک روز از هفته سبزی بیشتری برای فروش عرضه می‌کند؟ فرد بقال بر چه اساسی تصمیم می‌گیرد ماکارونی برند «الف» را دو برابر ماکارونی برند «ب» سفارش دهد؟ یا حتی چطور متوجه می‌شود که دیگر فصل فروش بستنی زمستانی فرا رسیده است؟

بله من هم با شما موافقم که فرد بقال یا میوه‌فروش، از روی تقاضای مشتریانشان یا میزان باقی‌ماندن هر میوه در انتهای روز، متوجه می‌شوند که چه مقدار از هر جنس را باید بخرند. همچنین پاسخ شما را تصدیق می‌کنم که فرد بقال می‌داند با شروع فصل سرما بستنی‌های زمستانی خواستار بیشتری دارند پس برای شروع فصل این، نوع بستنی‌ها را سفارش می‌دهد. خب تبریک می‌گویم؛ با پاسخگویی‌تان به این سوال‌ها مشخص شد که شما به‌خوبی با شالوده یک سیستم اطلاعاتی آشنا هستید. 

اگر بخواهم به بیانی ساده یک سیستم اطلاعاتی را تعریف کنم، باید بگویم که یک سیستم اطلاعاتی متشکل از چند بخش ورودی، پردازش، خروجی و بازخورد است که بخش بازخورد مجدد قسمتی از ورودی است. 

اجزای سیستم اطلاعاتی

ورودی: میوه‌فروش در یک بازه زمانی مشخص، آخر هر روز می‌بیند که چه مقدار از هر میوه در سبد‌ها باقی مانده است.

پردازش: با مقایسه روزهای بازه زمانی متوجه می‌شود که کدام میوه در این محله تقاضای بیشتری دارد و کدام کم‌تقاضاتر است.

خروجی: در بازه زمانی متشابه تصمیم می‌گیرد که از هر میوه چه مقدار خرید کند که دورریز میوه کمتری داشته باشد و فروشش سود بیشتری به‌همراه داشته باشد.

بازخورد: همواره مراقب است که اگر الگوی تقاضای مشتری تغییر کرد یا مشتریان از کیفیت میوه راضی نبودند، تصمیم خرید میوه از میدان‌بار را مطابق خواست مشتریانش عوض کند. 

حال که با اصل یک سیستم اطلاعاتی آشنا شدیم بهتر است به سراغ سیستم‌های اطلاعاتی امروزی برویم. اگرچه آن‌ها به‌آسانیِ سیستم‌های سنتی نیستند؛ اما کارایی و خصوصیت‌هایی دارند که شما را مسحور خود خواهند کرد.

 

سیستم‌های اطلاعاتی:

در این قسمت می‌خواهیم با سیستم اطلاعاتی در یک شرکت یا کسب‌وکار بزرگ آشنا شویم. ممکن است با خواندن بخش قبل و آشنایی با اصل یک سیستم اطلاعاتی، این تصور در ذهنتان نقش ببندد که سیستم اطلاعاتی یک رایانه است؛ اما این‌چنین نیست. در اصل می‌توان گفت که رایانه و نرم‌افزارها و امکانات دیگر، تنها بخشی از یک سیستم اطلاعاتی هستند. 

همه ما می‌دانیم که مدیریت شرکت‌های کوچک و بزرگ با کسب‌وکارهای سنتی بسیار متفاوت است و با وجود امکانات بسیار نرم‌افزاری و سخت‌افزاری، باز هم شرکت با چالش‌های مختلفی در مسیر رشدش مواجه می‌شود. با گسترش و رشد شرکت، مسئولیت افراد بیشتر می‌شود و وجود برنامه‌ریزی‌های استراتژیک و ارتباطات بهتر، بیش از پیش ضرورت پیدا می‌کند و مدیران باید با کنترل هر بخش، از تحقق به‌موقع اهداف شرکت اطمینان حاصل کنند. به همین دلیل وجود یک سیستم اطلاعاتی برای شرکت‌ها امری ضروری است. سیستمی که با استفاده از هوش مصنوعی، به‌کمک کارمندان و مدیران شرکت بیاید و امکان برقراری ارتباط و همکاری بیشتری را برای تحقق اهداف شرکت، فراهم کند.

یک سیستم اطلاعاتی، مجموعه‌ای از سخت‌افزارها و نرم‌افزارها و همچنین دانش و توان طراحی و پردازش افراد متخصص است که وظیفه آن جمع‌آوری، ذخیره و پردازش داده‌ها و ارائه اطلاعات و راهکارهای لازم برای تصمیم‌گیری درست شرکت‌ها است. این سیستم‌ها با هدف ایجاد تعامل با مشتریان و تأمین‌کنندگان، رقابت در بازار، ارتباط بین اجزای شرکت و بازار الکترونیکی و همچنین مدیریت بخش‌های گوناگون یک مجموعه، به یاری شرکت‌ها و کسب‌وکارها می‌آیند. 

سیستم‌های اطلاعاتی علاوه بر کمک به شرکت‌ها برای تصمیم‌گیری و کسب سهم بیشتری از بازار، می‌توانند آن‌ها را در زمینه تجزیه و تحلیل مشکلات و شبیه‌سازی راه حل‌ها و همچنین تولید محصولات جدید، برای رفع نیاز مشتریان، کمک کنند. 

 

 

 

طبقهبندی سیستم‌های اطلاعاتی:

سیستم‌های اطلاعاتی به سه دسته اصلی کاربردی تقسیم می‌شوند که عبارت‌اند از:

طبقه‌بندی سیستم‌های اطلاعاتی

مدیریت عملیاتی (Operational Management)

این دسته شامل سیستم‌های پردازش معاملات و اتوماسیون اداری و مدیریت دانش است که با کنترل داده‌های ساختاریافته، به تسهیل کارهای روزانه کارمندان شرکت کمک می‌کنند.

  • مدیریت تاکتیکی (Tactical Management)

کاربران این دسته از سیستم‌ها، مدیران واحدهای تجاری مجموعه‌اند. آن‌ها داده‌های نیمه‌ساختاریافته را کنترل می‌کنند و شامل سیستم‌های اطلاعاتی مدیریتی MIS اند.

مدریریت استراتژیک (Strategic Management)

در این دسته از سیستم‌ها که در اختیار مدیران شرکت‌ها هستند، داده‌های بدون ساختار کنترل می‌شوند و دربرگیرنده سیستم‌های پشتیبانی تصمیم‌گیری و اجرایی‌اند.

بهتر است به این نکته توجه کنید که تقسیم‌بندی‌های موجود، در ابتدا کاملاً متفاوت بودند. دسته‌بندی امروزی سیستم‌های اطلاعاتی به‌مرور زمان به این شکل طراحی و تکمیل شده است و بدیهی است همان طور که قرار است این سیستم‌ها به رشد و توسعه کسب‌وکار‌ها کمک کنند، خودشان نیز از قافله جا نمانند و روزبه‌روز کامل‌تر خواهند شد. 

دسته‌بندی سیستم‌های اطلاعاتی کاملا یک مفهوم انتزاعی است که برای ساده‌سازی هرچه بیشتر این مفاهیم به کار برده می‌شود و مدل هرمی یکی از مدل‌های قدیمی و پرکاربرد برای طبقه‌بندی سیستم‌های اطلاعاتی است. به همین دلیل با یک جستجوی ساده در گوگل متوجه می‌شوید که هرم‌های سیستم‌های اطلاعاتی تعداد طبقات مختلفی دارند. در اینجا ما هرم شش طبقه‌ای را برای بررسی انتخاب کرده‌ایم.  

 

انواع سیستم‌های اطلاعاتی:

اگر بخواهیم سیستم‌های اطلاعاتی را از منظر خصوصیات دسته‌بندی کنیم، می‌توانیم شش نوع اصلی را نام ببریم که هر کدام یک از این سیستم‌ها دارای عملکرد مختص‌به‌خود هستند. از آنجا که کسب‌وکارها به طیف وسیعی از انواع داده‌ها نیاز دارند، این سیستم‌ها به مدیریت بخش‌های مختلف یک شرکت کمک می‌کنند تا داده‌ها را به‌شیوه‌ای مدیریت و سازماندهی کنند که هر واحد به اهداف مشخصش برسد.

انواع سیستم اطلاعاتی

شرکت‌های موفق معمولاً هر شش نوع این سیستم‌ها را به کار می‌گیرند تا مطمئن باشند که همه ابعاد مختلف داده‌های شرکت، به‌درستی مدیریت می‌شوند و برای تصمیم‌گیری بهتر و حل مسائل، از آن‌ها استفاده می‌شود. این کار باعث می‌شود تا شرکت همواره برتری رقابتی خود را حفظ کند و دائم در مسیر رشد و پیشرفت باشد.

 

سیستم‌های پردازش تراکنش (Transaction Processing Systems - TPS)

اگر بخواهم به‌طور خلاصه این سیستم را تعریف کنم باید بگویم که این سیستم یکی از انواع ساده و در عین حال حیاتی سیستم‌های اطلاعاتی است؛ تا آنجا که ممکن است اختلال در آن، موجب ورشکستگی مجموعه شود. شاید هم بتوان گفت که TPS پایه‌ای برای بنای سایر سیستم‌هاست. این سیستم پایین‌دستی بیشتر در حوزه کارهای ساده و روزانه مجموعه کارایی دارد و کاربران آن کارگران یا کارکنان شرکت هستند. 

سیستم‌های حقوق و دستمزد، صورت‌حساب مشتریان، سپرده‌های بانکی، موجودی کالا و مدیریت فروش و ارتباط با مشتری، از مثال‌های این نوع سیستم‌اند. با مرور مثال‌ها متوجه می‌شویم که این سیستم بیشتر در قسمت ارتباط شرکت با خارج از مجمومه، کاربرد دارد. 

 

سیستم‌های اتوماسیون اداری (Office Automation Systems - OAS)

این نوع سیستم نمونه یک شبکه ارتباطی داخلی و مؤثر است. شبکه‌ای که می‌تواند به‌راحتی ارتباط بخش‌های مختلف یک شرکت چندده‌نفره تا چندهزارنفره را برقرار کند و مجموعه را از پراکندگی و خطر ازدست‌رفتن اطلاعات مهم، نجات دهد. این سیستم با بهبود ارتباط کارکنان مجموعه، به ساده‌سازی فعالیت‌های مدیریتی و مدیریت دانش شرکت کمک بزرگی می‌کند. نامه‌نگاری‌های مختلف، پیگیری و بایگانی مکاتبات، ارسال مدارک پستی و تهیه گزارش‌ها، از نمونه فعالیت‌های اتوماسیون‌های اداری‌اند. تقریباً می‌توان گفت که تمامی کارکنان یک شرکت، کاربران این سیستم هستند که این خود نشان‌دهنده درجه اهمیت و کارایی آن است. 

سیستم‌های مدیریت دانش (Knowledge Management Systems - KMS)

به‌نظرم اگر بگویم: «رشد و توسعه یک شرکت بدون مدیریت دانش امکان‌پذیر نیست»، اغراق نکرده‌ام و همین کافی است تا بدانید یک سیستم مدیریت دانش تا چه حد می‌تواند به پیشرفت یک مجموعه کمک کند. در این نوع از سیستم اطلاعاتی می‌توان مطالب آموزشی برای کارمندان، خط مشی‌های شرکت و دستورالعمل‌های مختلف برای ارتباط با سایر بخش‌ها و همچنین مشتریان را جمع‌آوری و ذخیره کرد. این سیستم که در دسترس کارمندان و مدیران و حتی مشتریان شرکت قرار می‌گیرد، می‌تواند به دانش‌افزایی و افزایش توانایی‌های تخصصی مجموعه کمک کند.

سیستم‌های اطلاعات مدیریت (Management Information Systems - MIS)

سیستم اطلاعاتی مدیریت، یک سیستم اطلاعاتی کاملاً داخلی است و قرار است که با دریافت اطلاعات از سیستم TPS، پشتیبان تصمیم‌های مدیریت میانی و عملیاتی شرکت باشد. این سیستم که بر اساس داده‌های ارائه‌شده از TPS ساخته شده است، داده‌های TPSرا بازیابی می‌کند و پس از جمع‌آوری آن‌ها و تهیه گزارش، به مدیران میانی کمک می‌کند تا دیدی کامل به جزئیات مهم یک وضعیت داشته باشند. گزارش‌های فروش سالانه یا دوره‌ای، سوابق تجاری شرکت و نمودار‌های مدیریتی گذشته و حال، از جمله خروجی‌های این سیستم‌اند.

سیستم‌های پشتیبانی تصمیم (Decision Support Systems - DSS)

پس از استفاده از سیستم‌های مختلف برای تهیه داده‌های روزانه و ارائه گزارش‌های دوره‌ای و خلاصه‌ای از آنچه که در گذشته و حال رخ داده است، اکنون کاربران این سیستم که متخصصان و مدیران میانی مجموعه هستند، نیاز دارند تا با دیدی جامع برای آینده تصمیم بگیرند. این سیستم داده‌های لازم برای تصمیم‌گیری را ذخیره و جمع‌آوری می‌کند تا در زمان لازم، مدیر بر اساس آن بتواند تصمیم درست را اتخاذ کند. از آنجا که DSS یک سیستم تعاملی است، مدیر می‌تواند با تغییر فاکتور‌ها یا حذف و اضافه داده‌ها، به پاسخ سوالات مدنظرش برسد. به‌عنوان یک مثال برای استفاده از سیستم پشتیبان تصمیم، مدیر یک بانک را تصور کنید که می‌خواهد روند وصول وام‌ها را بهبود بخشد. این مدیر می‌تواند با کمک DSS، روند وصول وام‌های بانک را مشاهده کند و برای بهبود آن تصمیم درستی بگیرد. 

سیستم پشتیبانی اجرایی (Executive Support System - ESS)

این سیستم اگرچه از برخی جهات شباهت زیادی به DSS دارد، اما باید در خاطر داشت که در بالاترین رده سیستم‌های اطلاعاتی قرار دارد و برای تصمیم‌های کلان مدیران ارشد استفاده می‌شود. این سیستم به مدیران ارشد مجموعه کمک می‌کند تا با یک نگرش جامع و دقیق، برای چشم‌انداز و بهبود عملکرد شرکت، تصمیم‌های اجرایی اتخاذ کنند. حیطه مدیریت این سیستم از سایر سیستم‌های اطلاعاتی بزرگ‌تر است و با کمک هر دو سیستم خارجی DSS و داخلی MIS، نیاز مدیران ارشد را تا حد زیادی برطرف می‌کند.

 

 

سخن پایانی:

همان طور که در ابتدای بخش قبلی گفته شد، گونه‌های دیگری هم برای تقسیم‌بندی سیستم‌های اطلاعاتی وجود دارند. تقسیم‌بندی سیستم‌ها بر اساس سطوح سازمانی یا تقسیم‌بندی بر اساس فعالیت‌های سازمانی از نمونه‌های رایج تقسیم‌بندی سیستم‌های اطلاعاتی‌اند. بدیهی است که بر اساس نوع فعالیت و وسعت و نحوه ساختاربندی هر شرکت، ممکن است یک مدل از این تقسیم‌بندی‌ها کارساز باشد؛ اما باید در خاطر داشته باشید که تمامی ابزارها و راهکارها قرار است به‌عنوان یک بازوی اجرایی به کمک صاحبان کسب‌وکارها بیایند. فراموش نکنید که همچنان این مغز متفکر افراد است که آن‌ها را راهبری می‌کند. پس نباید نقش مهم و تأثیرگذار متخصصان و کارشناسان را فراموش کرد و همواره در خاطر داشته باشید که اصلی‌ترین سرمایه هر کسب‌وکار، نیروی انسانی متخصص آن است.

تمامی حقوق این سایت متعلق به شرکت راهبردهای تعالی مدیریت پایدار می باشد